Istruzioni di compilazione

Il Negoziante integra il testo seguente nella propria informativa privacy e lo pubblica prima dell’attivazione dell’assistente. Compila la propria denominazione e sede, il nome e l’indirizzo del negozio, il recapito per la protezione dei dati e l’eventuale contatto del responsabile della protezione dei dati (DPO). Indica la data e la revisione nell’informativa completa. Le presenti istruzioni non fanno parte del testo da pubblicare.

Il modello si riferisce al servizio disciplinato dai Termini Shopify e dal DPA «Accordo sul trattamento dei dati personali», versione shopify_5.0 del 31/10/2026, con i relativi allegati. Valeria comunica i fornitori applicabili e conferma le modalità di trattamento e i periodi di conservazione prima della pubblicazione dell’informativa. Il Negoziante non deve ricostruire autonomamente le informazioni sull’infrastruttura del servizio.

Le funzioni facoltative richiedono le scelte individuali dell’utente. Il Negoziante può disabilitare l’uso intenzionale delle informazioni sulla salute. Altre modifiche alle funzioni o ai trattamenti richiedono una configurazione effettiva del servizio e il corrispondente testo fornito da Valeria.

I riferimenti all’assistente su Telegram, all’assistenza umana nella chat, al riconoscimento nominativo del cliente e ai canali esterni di assistenza devono essere mantenuti soltanto per le funzioni e i servizi effettivamente disponibili nel negozio. I documenti e le pagine web selezionati per le risposte devono essere pertinenti all’attività del negozio e utilizzabili lecitamente; sono esclusi elenchi clienti, archivi del personale e dati personali estranei a tale finalità.

Prima dell’uso in produzione, il Negoziante documenta la valutazione del legittimo interesse e conclude la propria valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA) relativa al servizio standard. Una diversa conclusione sull’obbligo di svolgere la DPIA richiede una riduzione effettiva dei trattamenti e una valutazione documentata. Devono essere verificate anche le condizioni giuridiche del trattamento di informazioni sulla salute, comprese le operazioni temporanee per il controllo dei contenuti e la trascrizione dei messaggi dettati, nonché l’uso di acquisti che possano rivelare dati sanitari. Per la documentazione di supporto: support@valeria.food.

Testo per l’informativa del negozio

1. Titolare del trattamento e ambito del servizio

[DENOMINAZIONE DEL MERCHANT], con sede in [SEDE], gestisce il negozio [NOME E URL] ed è titolare del trattamento dei dati di clienti e visitatori attraverso l’assistente Valeria. Per informazioni e per l’esercizio dei diritti: [CONTATTO PRIVACY]. Il responsabile della protezione dei dati, se nominato, può essere contattato a [CONTATTO DPO, eliminare se non nominato].

Valeria S.r.l., con sede legale in Via Roma 38/A, 21018 Sesto Calende (VA), C.F. e P. IVA 04116360126, fornisce il servizio e tratta i dati per conto del titolare in qualità di responsabile del trattamento ai sensi dell’articolo 28 del GDPR. I trattamenti relativi al rapporto del negozio con Shopify sono descritti nell’informativa generale del negozio.

L’assistente utilizza l’intelligenza artificiale per rispondere alle domande, suggerire prodotti, aiutare a comporre il carrello e fornire informazioni sugli ordini del cliente. Le risposte possono contenere errori: le informazioni commerciali e sulla sicurezza devono essere verificate nelle informazioni pubblicate dal negozio e nel checkout. Il servizio è destinato a maggiorenni e non fornisce diagnosi o indicazioni terapeutiche.

2. Dati trattati, finalità e basi giuridiche

I dati provengono dai messaggi e dai contenuti inviati dall’utente, dal dispositivo utilizzato e, secondo la funzione richiesta, dall’account del cliente, dal catalogo, dal carrello e dagli ordini Shopify. Per riconoscere l’utente e applicare le sue scelte sono utilizzati codici che non contengono il suo nome o i suoi recapiti. I dati associati a tali codici restano dati personali.

Se disponibile, l’utente può utilizzare l’assistente tramite Telegram. Per gestire questa comunicazione sono trattati anche gli identificativi Telegram di utente, chat e messaggio. Il collegamento richiesto dall’utente tra Telegram e l’account del negozio consente di riconoscerlo e applicarne le scelte privacy anche nelle conversazioni successive. Il carrello e le relative operazioni sono conservati per proseguire gli acquisti e prevenire operazioni duplicate. Questi trattamenti si fondano sul legittimo interesse del titolare a fornire l’assistenza richiesta e proteggere il servizio.

Assistenza all’acquisto e sicurezza

Per fornire la chat, assistere negli acquisti e proteggere il servizio sono trattati messaggi, risposte, valutazioni delle risposte, lingua, identificativi dell’utente, dichiarazione di maggiore età, scelte privacy, interazioni e informazioni sul catalogo e sui prodotti nel carrello. Per contattare l’assistenza attraverso i canali esterni messi a disposizione dal negozio, l’utente può utilizzare un messaggio predisposto dall’assistente sulla base della conversazione. Sul sito può modificarlo o escluderlo prima di aprire il collegamento. L’utente decide se inviarlo al negozio. L’indirizzo IP eventualmente utilizzato per consultare il catalogo è trattato temporaneamente e non è conservato nelle statistiche collegate al cliente. La base giuridica è il legittimo interesse del titolare a fornire assistenza all’acquisto e mantenere il funzionamento del servizio, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera f), del GDPR.

Quando è disponibile l’assistenza umana nella chat, gli operatori autorizzati del negozio possono consultare la conversazione e rispondere al cliente; l’assistente automatico viene messo in pausa. I messaggi scambiati con l’operatore sono conservati nel loro testo originale. Se l’operatore restituisce la conversazione all’assistente, il fornitore di intelligenza artificiale elabora lo scambio per individuare e oscurare identificativi personali e informazioni sanitarie nella copia usata per proseguire la chat. I controlli possono non riconoscere ogni dato. Per riconoscere i clienti che hanno effettuato l’accesso, le conversazioni sono associate all’account del negozio; gli operatori autorizzati possono consultarne nome e cognome quando l’integrazione lo consente. Questi dati anagrafici non sono conservati in un archivio separato né inseriti nel contesto dell’assistente. Anche questi trattamenti si fondano sul legittimo interesse a fornire e gestire l’assistenza richiesta.

Nell’assistente sul sito, i clienti che hanno effettuato l’accesso al negozio possono inviare immagini e dettare messaggi, quando queste modalità sono disponibili. Sul canale Telegram, queste modalità sono disponibili anche senza collegamento all’account del negozio. Le immagini sono elaborate per rispondere alla richiesta e ne possono essere conservate copie ridotte e miniature. L’audio della dettatura viene trascritto in testo e non è conservato da Valeria. Per individuare e risolvere malfunzionamenti o incidenti possono essere conservati contenuti ammessi delle conversazioni, trascrizioni e miniature, oltre a registrazioni tecniche del funzionamento del servizio. Questi trattamenti si fondano sul legittimo interesse a fornire la modalità di interazione richiesta, mantenere il servizio e gestire malfunzionamenti e incidenti.

Non devono essere inviate credenziali di pagamento, documenti d’identità o clinici, immagini il cui soggetto principale sia una persona identificabile o informazioni riservate di terzi. Valeria non richiede a Shopify numeri di carta o codici di sicurezza delle carte (CVV) e non effettua pagamenti.

Funzioni basate sul consenso

Le seguenti funzioni sono riservate ai clienti autenticati, inizialmente disattivate e soggette a consensi distinti ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera a), del GDPR:

• La memoria tra conversazioni conserva le preferenze e le informazioni pertinenti fornite dal cliente per personalizzare l’assistenza nelle conversazioni successive.
• La personalizzazione e assistenza sugli ordini consente di consultare gli ordini del cliente per adattare suggerimenti e risposte ai suoi acquisti e rispondere alle domande sui suoi ordini. Un unico consenso autorizza entrambi questi utilizzi.
• La misurazione degli acquisti successivi all’uso dell’assistente verifica se una conversazione ha preceduto un ordine. A tal fine sono trattati codici riferibili al cliente, date, esito, importo, valuta e le informazioni sull’interazione necessarie a collegare l’acquisto alla conversazione. I dati degli ordini vengono esaminati prima di individuare tali collegamenti. I risultati individuali sono conservati soltanto con consenso attivo, senza il dettaglio dei prodotti ordinati, indirizzi o credenziali di pagamento.

Per la personalizzazione e assistenza sugli ordini sono consultati identificativi e numeri degli ordini, date, prodotti e varianti, codici prodotto, quantità, prezzi, sconti, imposte, importi e valuta. Quando disponibili, sono consultati anche lo stato dei pagamenti, delle cancellazioni, della preparazione e delle spedizioni, i vettori, i codici e i collegamenti di tracking, le date di spedizione e consegna previste o effettive, i resi e i rimborsi. Non sono richiesti a Shopify indirizzi, recapiti, numeri di carta, codici di sicurezza o credenziali finanziarie del cliente.

La consultazione è limitata agli ordini dell’account verificato del cliente presso questo negozio e agli ultimi 60 giorni, anche quando il cliente indica un numero o un identificativo d’ordine. L’assistente non modifica gli ordini né esegue cancellazioni, resi o rimborsi. Se mancano l’autenticazione, il consenso o le autorizzazioni dell’integrazione, segnala l’indisponibilità della consultazione. L’uso intenzionale di informazioni sulla salute desumibili dagli acquisti richiede anche il consenso esplicito separato indicato nella sezione 3.

Non è conservato un archivio separato degli ordini consultati. I dati riportati nelle conversazioni o nella diagnostica seguono i periodi della sezione 4. Il limite di 60 giorni riguarda gli ordini consultabili, non la conservazione dei dati acquisiti.

Le statistiche aggregate del negozio derivano da dati collegabili all’utente. L’utente può opporsi alle analisi fondate sul legittimo interesse. L’opposizione impedisce ulteriori raccolte per questa finalità ed esclude i suoi dati dalle successive aggregazioni.

Scelte privacy e richieste relative ai diritti

Per documentare le scelte privacy e la gestione dei diritti sono conservati i dati necessari a ricostruire il contenuto della scelta o della richiesta, la versione dell’informativa applicabile, il codice riferibile all’utente, le date, lo stato e l’esito. La base giuridica è l’adempimento degli obblighi previsti dal GDPR, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera c). Una conservazione ulteriore per una concreta esigenza di difesa di un diritto richiede una specifica valutazione.

I messaggi e i dati tecnici necessari alla chat sono indispensabili per ottenere una risposta. Le funzioni facoltative possono essere rifiutate. Valeria non utilizza i dati per addestrare o migliorare modelli di intelligenza artificiale, per migliorare il prodotto per finalità proprie o per riutilizzarli autonomamente tra clienti, anche in forma aggregata o derivata.

3. Informazioni sulla salute e gestione dei consensi

L’uso intenzionale di allergie, intolleranze e altre informazioni sanitarie pertinenti è consentito soltanto nei negozi che abilitano questa finalità e con il consenso esplicito separato del cliente che ha effettuato l’accesso, ai sensi degli articoli 6, paragrafo 1, lettera a), e 9, paragrafo 2, lettera a), del GDPR. La conservazione di queste informazioni per le conversazioni successive richiede anche il consenso alla memoria.

In assenza del consenso sanitario non devono essere inviate informazioni sulla salute. Nell’assistenza automatica, per individuare e rifiutare tali contenuti, il controllo di testi e immagini può comportare l’invio e l’elaborazione dei contenuti presso un fornitore di Valeria anche prima del consenso al loro uso intenzionale. Per i messaggi dettati, la trascrizione dell’audio precede il controllo del testo. La conservazione dei contenuti presso il fornitore è indicata nella sezione 4. Il controllo automatico può non riconoscere ogni contenuto sanitario.

La chat con un operatore conserva i messaggi originali: anche in questa modalità non devono essere inviate informazioni sanitarie non necessarie. Il loro invio spontaneo non costituisce, da solo, consenso al loro utilizzo. Per chiedere la cancellazione si può utilizzare il recapito indicato nella sezione 7.

Le scelte possono essere modificate nella sezione «Privacy e dati» dell’assistente. Il rifiuto del consenso non impedisce di utilizzare la chat testuale essenziale; senza il consenso alla personalizzazione e assistenza sugli ordini, l’assistente non consulta gli ordini del cliente. La revoca non pregiudica la liceità dei trattamenti effettuati prima della revoca e comporta:

• per la memoria, l’interruzione dell’uso e la cancellazione delle informazioni conservate per le conversazioni successive;
• per le informazioni sulla salute, l’interruzione dell’uso intenzionale, la rimozione delle memorie sanitarie e l’avvio della cancellazione dei dati conservati per la diagnosi dei malfunzionamenti che siano attribuibili all’utente;
• per la personalizzazione e assistenza sugli ordini, l’interruzione delle consultazioni degli ordini per entrambi gli utilizzi, mentre gli ordini Shopify restano conservati dal negozio;
• per la misurazione degli acquisti successivi alla chat, l’interruzione dei collegamenti tra acquisti e conversazioni e la cancellazione dei risultati individuali conservati.

La revoca del consenso alla memoria, all’uso di informazioni sulla salute o alla personalizzazione e assistenza sugli ordini chiude la conversazione in corso. Le altre copie e le registrazioni delle scelte seguono i periodi di conservazione e i diritti applicabili.

I suggerimenti e l’ordinamento dei prodotti possono utilizzare la conversazione e, quando autorizzati, la memoria e lo storico acquisti. Non sono adottate decisioni con effetti giuridici o analogamente significativi ai sensi dell’articolo 22 del GDPR.

4. Periodi di conservazione

Categoria di dati	Periodo ordinario
Conversazioni con l’assistente e gli operatori, valutazioni, miniature e associazione al cliente autenticato	90 giorni dalla chiusura della conversazione
Immagini originali e copie utilizzate per elaborare la risposta	Cancellate dopo il completamento della risposta; caricamenti non collegati a una conversazione cancellati entro 48 ore
Audio della dettatura	Non conservato da Valeria né dal fornitore della trascrizione; le copie dei messaggi vocali su Telegram seguono le condizioni della piattaforma
Carrelli gestiti tramite il canale e relative operazioni	90 giorni dall’ultimo aggiornamento del carrello; per operazioni con esito non definito, i contenuti sono eliminati e restano i soli identificativi e stati necessari a impedirne la duplicazione, fino alla risoluzione o alla cancellazione dei dati del cliente o del negozio
Collegamenti tra Telegram e account del negozio	Finché attivi, fino alla revoca o alla cancellazione; collegamenti revocati e richieste scadute sono eliminati dopo 90 giorni dalla revoca o dalla scadenza
Eventuale archivio delle richieste e delle risposte presso il fornitore dell’elaborazione tramite intelligenza artificiale	30 giorni
Memoria e impostazioni correnti	Fino a revoca, cancellazione o 365 giorni di inattività
Statistiche collegabili all’utente, conteggi di utilizzo e risultati relativi agli acquisti successivi alla chat	730 giorni
Dati per la diagnosi dei malfunzionamenti e registrazioni tecniche dell’applicazione	30 giorni
Registrazioni delle scelte privacy e delle richieste sui diritti	Scelte correnti finché attive; relative registrazioni per 5 anni dalla sostituzione o revoca; richieste per 5 anni dalla chiusura
File preparati per l’accesso ai dati personali	Cancellazione avviata dopo la conferma del download e della custodia sicura; completata entro 30 giorni dalla generazione

Le registrazioni necessarie a documentare le scelte e l’esercizio dei diritti sono conservate separatamente dalle conversazioni, dalla personalizzazione e dalle statistiche. Le richieste individuali di cancellazione restano soggette alle conservazioni necessarie e lecite.

Le copie di sicurezza dell’infrastruttura sono eliminate, nel ciclo ordinario di cancellazione, quando hanno più di 14 giorni; le copie di ripristino dei database gestiti hanno un periodo ordinario fino a 35 giorni. Quando la modalità di elaborazione utilizzata prevede un archivio delle richieste e delle risposte presso il fornitore dell’intelligenza artificiale, il periodo di conservazione di tale archivio è di 30 giorni. Le registrazioni del fornitore per sicurezza e prevenzione degli abusi sono soggette ai distinti requisiti contrattuali applicabili. Le registrazioni dell’infrastruttura e dei fornitori riferibili ai dati del negozio sono soggette al termine di cancellazione di 30 giorni previsto dal DPA. Le copie di sicurezza sono riservate al ripristino e le cancellazioni sono riapplicate prima della riapertura del servizio.

Gli originali, le copie e le riproduzioni dei dati del negozio, comprese le copie di sicurezza e le registrazioni delle scelte e dei diritti, devono essere cancellati entro 30 giorni dalla disinstallazione, dalla cessazione della necessità del servizio o dalla richiesta vincolante di cancellazione, secondo il primo termine applicabile, salvo che la legge vieti la cancellazione o ne modifichi il termine. Questo obbligo prevale sui periodi ordinari sopra indicati.

5. Memoria del browser e cookie

Nell’assistente sul sito, per il visitatore che non ha effettuato l’accesso è conservato un identificativo temporaneo nella memoria della scheda del browser per mantenere la sessione durante la navigazione. Per il cliente che ha effettuato l’accesso, il collegamento usato per la sessione è distinto dall’associazione tra account e conversazione, che segue il periodo indicato nella sezione 4. Il cookie del carrello già impostato da Shopify può essere letto per svolgere l’operazione richiesta. L’assistente non utilizza cookie o altri strumenti per finalità pubblicitarie. Il collegamento dell’account tramite Telegram segue invece i periodi della sezione 4.

6. Destinatari e trasferimenti

Accedono ai dati le persone autorizzate del negozio e di Valeria nei limiti necessari all’erogazione del servizio, all’assistenza e alla sicurezza. Valeria si avvale dei seguenti fornitori, vincolati mediante accordi ai sensi dell’articolo 28 del GDPR:

• Microsoft Srl, per l’elaborazione mediante intelligenza artificiale, la trascrizione dell’audio, le notifiche di assistenza agli operatori, le copie di sicurezza e, secondo l’infrastruttura utilizzata, l’ospitalità dell’applicazione e la conservazione dei dati;
• Hetzner Online GmbH, per l’ospitalità dell’applicazione e la conservazione dei dati, quando utilizzato;
• Cloudflare, Inc., per la trasmissione e la protezione del traffico del servizio.

L’elenco dei fornitori applicabili al negozio è disponibile presso [CONTATTO PRIVACY].

Le email che avvisano gli operatori di una richiesta di assistenza non contengono il testo della chat né il nome del cliente; includono un collegamento alla conversazione riservato agli operatori autorizzati. Gli avvisi e le registrazioni di lettura e invio nel servizio sono conservati per 90 giorni dalla creazione, salvo cancellazione anticipata.

Quando l’utente usa il canale Telegram, Telegram Messenger Inc. tratta i dati di comunicazione come titolare autonomo secondo la propria Privacy Policy, anche per la conservazione delle copie dei messaggi e degli allegati, compresi audio e immagini, e per gli eventuali trasferimenti fuori dal SEE. La cancellazione nei sistemi di Valeria non elimina le copie presenti su Telegram.

Quando l’utente apre il collegamento a un servizio esterno di assistenza, il gestore del servizio riceve l’eventuale messaggio precompilato, anche se l’utente non lo invia al negozio. Il trattamento e la conservazione dei dati presso il servizio esterno, compresi gli eventuali trasferimenti fuori dal SEE, seguono le relative informative e condizioni applicabili. La cancellazione nei sistemi di Valeria non elimina le copie presso i servizi esterni.

L’applicazione, i database e gli archivi ordinari del servizio, comprese le copie di sicurezza, sono ospitati nello Spazio economico europeo (SEE). L’elaborazione tramite intelligenza artificiale avviene nella zona dati europea definita da Microsoft, comprendente l’Unione europea e i Paesi EFTA inclusi in tale zona. I servizi internazionali della filiera Microsoft e la rete globale di Cloudflare possono comportare accessi o trasferimenti fuori dal SEE, inclusi gli Stati Uniti. Per tali trasferimenti si applicano, secondo il caso, decisioni di adeguatezza o garanzie ai sensi dell’articolo 46 del GDPR, comprese le clausole contrattuali tipo della Commissione europea adottate con la decisione (UE) 2021/914 e le misure supplementari necessarie. Le informazioni sui Paesi interessati e una copia delle garanzie applicabili sono disponibili presso [CONTATTO PRIVACY].

7. Diritti degli interessati

L’utente può chiedere accesso, rettifica, cancellazione e limitazione del trattamento e, quando applicabile, la portabilità dei dati. Può opporsi ai trattamenti fondati sul legittimo interesse e revocare il consenso. Le richieste sono rivolte a [CONTATTO PRIVACY]. Il titolare verifica l’identità del richiedente e risponde con l’assistenza tecnica di Valeria.

L’utente che ha collegato il proprio account Telegram all’account del negozio può chiedere la revoca del collegamento a [CONTATTO PRIVACY]. La disattivazione del canale Telegram da parte del negoziante non revoca tale collegamento.

L’utente può proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali o all’autorità di controllo competente.