Informativa privacy dell’app Shopify Valeria

Ultimo aggiornamento: 31 ottobre 2026

La presente informativa descrive il trattamento dei dati personali relativo all’installazione e all’uso dell’app Shopify Valeria, all’accesso al Retailer Portal e all’interazione con l’assistente nei negozi in cui è attivo.

1. Identità di Valeria e ruoli nel trattamento

Valeria S.r.l., C.F. e P. IVA 04116360126, ha sede legale in Via Roma 38/A, 21018 Sesto Calende (VA), Italia. Per informazioni sull’app, sui trattamenti svolti per conto del negoziante e sulle modalità di conclusione dell’accordo sul trattamento dei dati (DPA), si può scrivere a support@valeria.food. Per i trattamenti di cui Valeria è titolare, si può scrivere ad amministrazione@valeria.food o alla PEC valeria.ai@pec.it.

Il negoziante è titolare del trattamento dei dati dei clienti e dei visitatori attraverso l’assistente del proprio negozio e dei dati relativi alle configurazioni e ai contenuti che sceglie di utilizzare. È titolare anche dei trattamenti necessari a gestire gli inviti, le abilitazioni, i ruoli e le autorizzazioni degli operatori del negozio. Per queste attività Valeria opera in qualità di responsabile del trattamento per conto del negoziante, per erogare l’app e assisterlo nella gestione delle richieste relative ai dati personali.

Valeria opera invece in qualità di titolare per la gestione del proprio rapporto commerciale e delle relative comunicazioni di servizio, dell’identità degli operatori e della loro autenticazione alla piattaforma, della sicurezza degli accessi, della fatturazione e degli adempimenti di legge.

Il DPA Shopify, versione shopify_5.0, è parte dei Termini del servizio Shopify, versione shopify_1.6. Il negoziante riceve Termini, DPA e allegati prima dell’accettazione scritta, anche elettronica, che precede i trattamenti svolti per suo conto. Una copia recante i dati del negoziante può essere richiesta a support@valeria.food.

2. Dati ricevuti da Shopify

Quando il negoziante installa o usa l’app, Valeria riceve tramite Shopify:

• Dati del negozio e dell’installazione: identificativo, nome, dominio e URL del negozio; autorizzazioni accordate, stato dell’installazione e credenziali necessarie al collegamento dell’app.
• Utenti e piano dell’app: identificativi e dati della sessione dell’utente Shopify che apre l’app, compresi, se presenti, nome, indirizzo email e lingua; stato, prezzo e ciclo di fatturazione del piano. L’indirizzo email del proprietario verificato serve anche a predisporre il suo accesso al Retailer Portal.
• Catalogo: prodotti, tipo e fornitore, descrizioni, immagini, varianti, disponibilità, prezzi e valuta necessari alla ricerca e alle risposte.
• Clienti autenticati: identificativo dell’account e, quando autorizzato, nome e cognome consultabili dagli operatori del negozio per riconoscere il cliente nelle conversazioni. Per questa funzione non sono richiesti email, telefono o indirizzo del cliente.
• Ordini: per la personalizzazione e assistenza sugli ordini autorizzata dal cliente autenticato, identificativi e numeri degli ordini, date, prodotti e varianti, codici prodotto, quantità, prezzi, sconti, imposte, importi e valuta; quando disponibili, stato dei pagamenti, delle cancellazioni, della preparazione e delle spedizioni, vettori, codici e collegamenti di tracking, date di spedizione e consegna previste o effettive, resi e rimborsi. Non sono richiesti indirizzi, recapiti, numeri di carta, codici di sicurezza o credenziali finanziarie del cliente. Per misurare gli acquisti successivi a una conversazione, l’app esamina separatamente i dati essenziali degli ordini aggiornati del negozio e le informazioni necessarie a collegarli alle interazioni. Conserva un risultato riferibile al cliente soltanto con il suo distinto consenso alla misurazione.
• Richieste relative ai dati personali: quando Shopify le inoltra, identificativi della richiesta, del cliente, del negozio e, se pertinenti, degli ordini coinvolti. Per gestire queste richieste l’app acquisisce solo gli identificativi necessari e scarta gli altri campi ricevuti da Shopify, inclusi gli eventuali recapiti del cliente.

L’accesso è limitato alle autorizzazioni Shopify concesse all’app.

3. Dati forniti dal negoziante e dai suoi operatori

Per accettare elettronicamente i Termini e il DPA, il negoziante fornisce denominazione e indirizzo completo della sede, incluso il Paese; chi accetta dichiara di avere il potere di rappresentare il negoziante. Per documentare la conclusione dell’accordo, Valeria conserva questi dati, l’identificativo e il dominio del negozio, l’identificativo Shopify e l’email verificata del proprietario che ha effettuato l’accesso, la data di accettazione, la lingua e le versioni dei documenti accettati.

Il negoziante indica la denominazione del titolare del trattamento da mostrare ai clienti, il collegamento alla propria informativa, la data dell’ultima revisione e il recapito per l’esercizio dei diritti. Nel Retailer Portal può configurare il profilo del negozio, l’aspetto e le funzioni dell’assistente, gestire operatori e inviti, caricare documenti ammessi e selezionare pagine web per le risposte e consultare conversazioni, statistiche e richieste sui dati personali del negozio. Gli operatori abilitati possono inoltre rispondere alle richieste dei clienti nella chat; sono conservati i messaggi inviati e le registrazioni delle attività di assistenza.

Gli operatori forniscono i dati necessari all’accesso e generano registrazioni tecniche e di sicurezza quando usano l’app e il Portal. Per le comunicazioni di servizio agli amministratori, Valeria tratta i recapiti dell’account, le informazioni sul piano e sui consumi complessivi dell’organizzazione, le preferenze di ricezione e lingua e le registrazioni di lettura degli avvisi nel Portal e di invio via email. Gli avvisi sono consultabili nel Portal; le relative segnalazioni via email sono facoltative e possono essere attivate o disattivate nel profilo senza conseguenze sull’accesso al servizio. Le comunicazioni inviate a Valeria per assistenza sono trattate per gestire la richiesta. Senza i dati indispensabili per installazione e accesso, non è possibile usare l’app o il Portal.

Per la gestione delle richieste di assistenza del negozio, gli operatori autorizzati possono ricevere notifiche nel Portal e, se abilitata, un’email. Sono trattati il riferimento alla conversazione, i recapiti e le preferenze dell’operatore e le registrazioni di lettura e invio. Le email non contengono il testo della chat né il nome del cliente; includono un collegamento riservato agli operatori autorizzati. Queste notifiche rientrano nei trattamenti svolti per il negoziante.

Il Retailer Portal utilizza cookie necessari per autenticazione e sicurezza e un cookie per ricordare la lingua scelta.

I documenti e le pagine web selezionati dal negoziante devono riguardare il negozio, il catalogo, le domande frequenti e le condizioni commerciali. Valeria ne acquisisce i contenuti e conserva testo, estratti, indirizzi delle fonti, copie e versioni, oltre a rappresentazioni numeriche utilizzate per ricercare le informazioni pertinenti alle domande. Il negoziante deve disporre del diritto di utilizzare le fonti. La pubblica accessibilità non autorizza l’importazione di dati personali estranei al servizio. Sono esclusi elenchi di clienti, documenti d’identità, cartelle cliniche e archivi del personale.

4. Dati dei clienti e dei visitatori del negozio

Assistenza e dati della conversazione

L’assistente riceve i messaggi inviati dal cliente e produce risposte, schede prodotto e, quando richiesto, operazioni sul carrello Shopify. Per contattare l’assistenza attraverso i canali esterni messi a disposizione dal negozio, il cliente può utilizzare un messaggio predisposto dall’assistente sulla base della conversazione. Sul sito può modificarlo o escluderlo prima di aprire il collegamento. Il cliente decide se inviarlo al negozio. Per gestire la conversazione, l’assistente tratta un codice che non contiene il nome o i recapiti del cliente, la conferma della maggiore età, le scelte privacy, la lingua e le informazioni del negozio necessarie alla richiesta, i dati tecnici di funzionamento e le valutazioni delle risposte. I dati associati al codice del cliente restano dati personali. Le informazioni sul carrello inviate all’assistente riguardano i prodotti scelti e le relative quantità, non i dati di pagamento. Per eseguire le operazioni richieste sul carrello, l’app può leggere il cookie del carrello già impostato da Shopify. L’indirizzo IP può essere usato temporaneamente per consultare il catalogo del negozio; non viene conservato nelle statistiche collegate a un cliente.

Nell’assistenza automatica, l’assistente controlla i messaggi per individuare e bloccare dati che possano identificare direttamente il cliente o esporre credenziali, come nome e cognome, indirizzi, recapiti e identificativi personali o di pagamento. Quando li rileva, chiede al cliente di riformulare la richiesta. Il controllo automatico può non riconoscere tutti questi dati.

Quando è disponibile l’assistenza umana nella chat, gli operatori autorizzati del negozio possono consultare la conversazione e rispondere al cliente mentre l’assistente automatico è in pausa. I messaggi del cliente e dell’operatore sono conservati nel loro testo originale. Al ritorno all’assistente, lo scambio è elaborato dal fornitore di intelligenza artificiale per individuare e oscurare identificativi personali e informazioni sanitarie nella copia utilizzata per proseguire la chat. I controlli possono non riconoscere ogni dato e non rendono anonimo lo storico originale.

Riconoscimento del cliente e memoria del browser

Nell’assistente sul sito, per i clienti che hanno effettuato l’accesso a Shopify, l’app collega l’identificativo cliente Shopify a un codice che non contiene nome o recapiti. Il collegamento usato per la sessione consente di riconoscere il cliente e applicarne le scelte privacy. È inoltre conservata l’associazione tra account e conversazione, per consentire agli operatori autorizzati del negozio di riconoscere il cliente; quando l’integrazione lo consente, possono consultarne nome e cognome. I nomi consultati non sono conservati in un archivio anagrafico separato né inseriti nel contesto dell’assistente. L’associazione segue la conservazione della conversazione e non autorizza di per sé l’uso degli ordini, della memoria o delle altre funzioni facoltative.

Quando un visitatore che non ha effettuato l’accesso a Shopify apre l’assistente, l’app conserva un identificativo temporaneo nella memoria della scheda del browser per mantenere la sessione di chat durante la navigazione. Questo identificativo non viene salvato in un cookie. L’assistente non usa cookie o altri strumenti di tracciamento per finalità pubblicitarie.

Se il negoziante attiva Telegram, l’assistente riceve anche gli identificativi Telegram di utente, chat e messaggio e i contenuti inviati attraverso il canale. Su richiesta del cliente, collega l’identità Telegram al suo account del negozio per riconoscerlo e applicare le scelte privacy nelle conversazioni successive. Conserva lo stato del carrello e le operazioni eseguite per proseguire gli acquisti e impedirne la duplicazione. Il collegamento resta attivo fino alla revoca o alla cancellazione; la sola disattivazione del canale non lo revoca.

Funzioni facoltative

Nell’assistente sul sito, i clienti che hanno effettuato l’accesso possono inviare immagini nella chat o dettare un messaggio, quando queste modalità sono disponibili. Sul canale Telegram, queste modalità sono disponibili anche senza collegamento all’account del negozio. L’audio viene trasmesso al fornitore della funzione di trascrizione per essere trasformato in testo e non viene conservato da Valeria né dal fornitore della trascrizione. Le eventuali copie del messaggio vocale su Telegram seguono invece le condizioni della piattaforma. La memoria tra conversazioni, la personalizzazione e assistenza sugli ordini e la misurazione degli acquisti successivi alla chat sono riservate ai clienti autenticati, inizialmente disattivate e soggette a consensi distinti e revocabili.

Il consenso «Personalizzazione e assistenza sugli ordini» autorizza la consultazione degli ordini del cliente per adattare suggerimenti e risposte ai suoi acquisti e rispondere alle domande sui suoi ordini. La consultazione è limitata al negozio e all’account verificato del cliente e comprende gli ordini Shopify degli ultimi 60 giorni, anche nella ricerca per numero o identificativo. L’assistente non modifica gli ordini né esegue cancellazioni, resi o rimborsi. Se mancano l’autenticazione, il consenso o le autorizzazioni dell’integrazione, segnala l’indisponibilità della consultazione. Il rifiuto o la revoca del consenso non impediscono l’uso della chat essenziale.

Informazioni sulla salute

L’uso intenzionale di informazioni sulla salute, anche se desumibili dai prodotti acquistati, richiede un consenso esplicito separato. In assenza di tale consenso, l’app chiede di non inviarle e, nell’assistenza automatica, controlla i contenuti ricevuti per individuare e bloccare eventuali dati sanitari. Il controllo può comportare l’invio e l’elaborazione di testi e immagini presso un fornitore di Valeria anche prima del consenso al loro uso intenzionale. Per i messaggi dettati, la trascrizione dell’audio precede il controllo del testo. La conservazione dei contenuti presso il fornitore è indicata nella sezione 6. Il controllo automatico può non riconoscere ogni dato sanitario.

Nella chat con un operatore i messaggi originali restano nello storico. L’invio spontaneo di informazioni sanitarie non costituisce, da solo, consenso al loro utilizzo. Il negoziante limita il trattamento ai dati necessari e gestisce con l’assistenza di Valeria la cancellazione dei contenuti eccedenti privi di un presupposto giuridico applicabile.

5. Finalità e basi giuridiche

Trattamenti per conto del negoziante

Per conto del negoziante, i dati servono a rispondere alle domande, trovare prodotti, gestire il carrello, personalizzare l’assistenza e fornire informazioni sugli ordini quando autorizzato, proteggere il servizio, mostrare statistiche e valutazioni delle risposte relative al negozio, applicare le scelte privacy e assistere il negoziante nelle richieste dei clienti. Le funzioni facoltative usano i dati solo quando la relativa scelta è attiva. L’assistente può suggerire e ordinare i prodotti in base alla conversazione e alle funzioni autorizzate. Non adotta decisioni con effetti giuridici o analogamente significativi per il cliente. Le basi giuridiche di questi trattamenti sono indicate nell’informativa del negoziante, che ne è titolare.

Trattamenti di cui Valeria è titolare

Per le proprie finalità, Valeria usa i dati necessari a:

• gestire contratto, piano e assistenza sul rapporto commerciale: esecuzione del contratto se l’interessato ne è parte (art. 6, par. 1, lett. b), del GDPR) oppure legittimo interesse a gestire il rapporto con i referenti del negoziante (lett. f). Le comunicazioni agli amministratori sull’utilizzo del piano si fondano sul legittimo interesse a gestire in modo trasparente il rapporto di servizio e a consentire loro di seguirne l’utilizzo (lett. f);
• gestire identità, autenticazione e sicurezza degli accessi alla piattaforma: legittimo interesse a rendere disponibile e proteggere il servizio (lett. f) e, per gli obblighi di sicurezza applicabili, adempimento della legge (lett. c);
• tenere la documentazione contabile e gestire le richieste per l’esercizio dei diritti relative ai trattamenti di cui è titolare: adempimento degli obblighi di legge (lett. c);
• accertare, esercitare o difendere un diritto: legittimo interesse alla tutela dei propri diritti (lett. f).

Valeria non vende i dati dei clienti né usa conversazioni, immagini, ordini o contenuti dei negozi per pubblicità, per addestrare o migliorare modelli di intelligenza artificiale, per sviluppare prodotti o servizi per finalità proprie o per riutilizzarli autonomamente tra negozi, anche in forma aggregata o derivata.

6. Conservazione

Periodi standard

Durante il rapporto, questi sono i periodi standard dell’app per i dati trattati per conto del negoziante. Il negoziante li adotta nelle proprie istruzioni o concorda e comunica periodi diversi prima dell’attivazione.

Non è conservato un archivio separato degli ordini consultati per personalizzazione e assistenza. I dati inclusi nelle conversazioni o nella diagnostica seguono i rispettivi periodi sopra indicati. Il limite di 60 giorni riguarda gli ordini consultabili su Shopify, non la conservazione dei dati acquisiti.

Accessi e cookie del Portal

Nell’assistente sul sito, l’identificativo temporaneo del visitatore è conservato nella memoria della scheda del browser e ha validità limitata. Il collegamento usato per la sessione tra il codice dell’assistente e l’identificativo cliente Shopify scade poco dopo la sessione dell’app. La distinta associazione tra account e conversazione segue invece i 90 giorni dalla chiusura della conversazione.

Le autorizzazioni Shopify rimangono attive finché necessarie al collegamento del negozio. La revoca dell’accesso di un operatore a un singolo negozio non comporta la cancellazione del suo account sulla piattaforma Valeria.

I cookie del Retailer Portal per la sessione e la protezione delle richieste durano 12 ore. Il cookie temporaneo utilizzato per completare l’autenticazione dura 10 minuti. Il cookie che memorizza la lingua scelta dura un anno.

Operazioni e dati amministrativi

Le registrazioni delle operazioni effettuate nel Portal per il negozio sono conservate per 730 giorni durante il rapporto. Gli avvisi sul piano, sui consumi e sulle richieste di assistenza, insieme alle registrazioni di lettura e invio del Portal, sono conservati per 90 giorni dalla creazione dell’avviso e rimossi con la successiva procedura automatica di cancellazione, salvo cancellazione anticipata. Le preferenze di ricezione e lingua delle email sono conservate fino alla cancellazione dell’account o dell’organizzazione cui si riferiscono; disattivando le email, l’indirizzo associato alla preferenza viene rimosso. La documentazione amministrativa, contabile e fiscale di cui Valeria è titolare è conservata per 10 anni dall’ultima registrazione. I dati contrattuali, compresa la prova dell’accettazione dei Termini e del DPA, sono conservati per la durata del rapporto e per i successivi termini imposti dalla legge o necessari ad accertare, esercitare o difendere un diritto. Per i dati del negozio trattati per conto del negoziante restano applicabili i termini di cancellazione indicati di seguito.

Cessazione e cancellazione

Alla disinstallazione l’app cessa di servire il negozio. Valeria deve cancellare i dati del negoziante e dei clienti, inclusi originali, copie e riproduzioni, entro 30 giorni dalla disinstallazione, dalla cessata necessità per il servizio o dalla ricezione di una richiesta vincolante di cancellazione del negoziante, del cliente o di Shopify, salvo quando la legge applicabile vieta la cancellazione o modifica il termine.

Conservazione presso i fornitori e copie di sicurezza

Le registrazioni dell’infrastruttura e dei fornitori riferibili ai dati trattati per il negoziante sono soggette al termine di cancellazione di 30 giorni previsto dal DPA. Quando la modalità di elaborazione utilizzata prevede un archivio delle richieste e delle risposte presso il fornitore dell’intelligenza artificiale, il periodo di conservazione di tale archivio è di 30 giorni. Le registrazioni del fornitore per sicurezza e prevenzione degli abusi sono soggette ai distinti requisiti contrattuali applicabili. Per gli avvisi di servizio agli operatori, Microsoft Exchange Online conserva le registrazioni tecniche di recapito per 90 giorni dall’invio, anche dopo la cancellazione dell’account o dell’organizzazione. Valeria non conserva copie di tali avvisi nella Posta inviata; le copie nelle caselle dei destinatari seguono le scelte di conservazione di questi ultimi e dei rispettivi servizi email.

Le copie di sicurezza sono riservate al ripristino del servizio e non sono utilizzate per l’operatività ordinaria. Sono soggette agli obblighi di cancellazione previsti dal DPA. Le cancellazioni vengono riapplicate dopo un eventuale ripristino.

7. Fornitori, ubicazione e trasferimenti

Destinatari e fornitori

Shopify è la piattaforma dalla quale l’app riceve i dati e alla quale trasmette le operazioni richieste sul carrello. I suoi trattamenti autonomi sono descritti nelle informative Shopify e negli accordi con il negoziante.

Quando viene utilizzato il canale Telegram, Telegram Messenger Inc. tratta i dati di comunicazione come titolare autonomo secondo la propria Privacy Policy, anche per le copie di messaggi e allegati, compresi audio e immagini, e gli eventuali trasferimenti fuori dal SEE.

Quando il cliente apre il collegamento a un servizio esterno di assistenza, il gestore del servizio riceve l’eventuale messaggio precompilato, anche se il cliente non lo invia al negozio. Il trattamento e la conservazione dei dati presso il servizio esterno, compresi gli eventuali trasferimenti fuori dal SEE, seguono le relative informative e condizioni applicabili. La cancellazione nei sistemi di Valeria non elimina le copie presso i servizi esterni.

Valeria si avvale di Microsoft Srl per la gestione dell’identità e degli accessi, l’invio delle comunicazioni email tramite Exchange Online, l’elaborazione tramite intelligenza artificiale, la trascrizione dell’audio e la conservazione delle copie di sicurezza; di Cloudflare, Inc. per la trasmissione e la protezione del traffico del servizio; e, secondo l’infrastruttura utilizzata, di Microsoft Srl o Hetzner Online GmbH per l’ospitalità dell’applicazione e la conservazione dei dati. Quando trattano dati per conto del negoziante, tali fornitori operano come sub-responsabili secondo il DPA; per i trattamenti di cui Valeria è titolare operano secondo gli accordi applicabili al relativo servizio.

Le persone autorizzate da Valeria accedono ai dati nei limiti necessari al servizio e all’assistenza. Possono ricevere dati anche i professionisti incaricati e le autorità nei casi previsti dalla legge.

Ubicazione e trasferimenti

L’applicazione, i database e gli archivi ordinari del servizio, comprese le copie di sicurezza, sono ospitati nello Spazio economico europeo (SEE). L’elaborazione tramite intelligenza artificiale avviene nella zona dati europea definita da Microsoft, comprendente l’Unione europea e i Paesi EFTA inclusi in tale zona. I servizi internazionali della filiera Microsoft e la rete globale di Cloudflare possono comportare accessi o trasferimenti fuori dal SEE, inclusi gli Stati Uniti, per sicurezza, assistenza, gestione dell’identità o funzionamento del servizio.

Per tali trasferimenti si applicano, secondo il caso, decisioni di adeguatezza o clausole contrattuali tipo della Commissione europea con le misure supplementari necessarie. Prima di attivare un negozio con dati personali, Valeria verifica e documenta i fornitori, i Paesi e le garanzie applicabili. Il negoziante può richiedere queste informazioni e una copia delle garanzie a support@valeria.food.

8. Diritti e richieste

Clienti e visitatori del negozio

Il cliente o visitatore che ha usato l’assistente può rivolgersi al negoziante del relativo negozio, attraverso il recapito indicato nella sua informativa accessibile dall’assistente. Il negoziante verifica l’identità, valuta la richiesta e risponde; Valeria lo assiste tecnicamente per accesso, esportazione, rettifica, limitazione o cancellazione. Le richieste relative ai dati del negozio ricevute da Valeria sono gestite con il negoziante; Shopify può inoltre inoltrare a Valeria richieste di accesso o cancellazione relative all’app.

Scelte nell’assistente

Le scelte relative alle funzioni facoltative possono essere modificate nella sezione «Privacy e dati» dell’assistente. La revoca non pregiudica la liceità dei trattamenti precedenti e avvia le cancellazioni previste per la funzione interessata. La revoca del consenso alla personalizzazione e assistenza sugli ordini interrompe le consultazioni per entrambi gli utilizzi e chiude la conversazione in corso. Non cancella gli ordini conservati dal negozio; i dati già inclusi nelle conversazioni o nella diagnostica seguono i periodi e i diritti applicabili.

Il cliente che utilizza l’assistente tramite Telegram può chiedere al negoziante la cancellazione dei propri dati o la revoca del collegamento tra il proprio account Telegram e l’account del negozio.

Dati trattati da Valeria come titolare

Per i dati trattati da Valeria come titolare, l’interessato può chiedere accesso, rettifica, cancellazione nei casi previsti, limitazione, portabilità quando applicabile e opposizione ai trattamenti fondati sul legittimo interesse. Può scrivere ad amministrazione@valeria.food o alla PEC valeria.ai@pec.it. Valeria risponde nei termini previsti dal GDPR. L’interessato può proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali o all’autorità di controllo competente.

9. Aggiornamenti

Valeria aggiorna questa informativa quando cambiano in modo rilevante funzioni, dati, fornitori o modalità di trattamento dell’app. La data in apertura indica la versione pubblicata. Le modifiche sostanziali vengono comunicate con un canale adeguato quando richiesto. L’aggiornamento dell’informativa non estende i consensi già espressi: eventuali utilizzi ulteriori soggetti a consenso richiedono una nuova scelta informata dell’utente.